1. Hvad omfatter politikken?
Denne politik beskriver, hvordan Nordic Telemedicin ApS behandler personoplysninger, når du besøger https://nordictelemedicin.dk eller kontakter os om generelle og praktiske spørgsmål. Adressen https://www.nordictelemedicin.dk viderestiller til samme hjemmeside.
Hjemmesiden er en informationshjemmeside. Patientlogin, tidsbestilling, betaling, videokonsultation og tilmelding til kliniske programmer er ikke åbne på den offentlige hjemmeside. Politikken beskriver derfor ikke disse funktioner som aktive tjenester.
2. Dataansvarlig og kontakt
Nordic Telemedicin ApS er dataansvarlig for den behandling, som er beskrevet i denne politik.
Nordic Telemedicin ApS, CVR 46755235.
Søndermarksvej 35, 1. tv., 4200 Slagelse, Danmark.
E-mail: info@nordictelemedicin.dk.
Du kan bruge denne e-mailadresse til spørgsmål om personoplysninger og til at gøre dine rettigheder gældende.
3. Oplysninger ved besøg på hjemmesiden
Når du åbner hjemmesiden, behandles tekniske forbindelsesoplysninger, herunder din IP-adresse, for at levere siderne til din browser. Tekniske oplysninger om forespørgsler og fejl kan desuden indgå i drifts- og sikkerhedslogs.
Formålene er at vise hjemmesiden, håndtere tekniske fejl og beskytte den mod misbrug og angreb. Grundlaget er vores legitime interesse i at drive en fungerende og sikker informationshjemmeside, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vi begrænser behandlingen til det, der er nødvendigt til disse formål, under hensyn til dine interesser og rettigheder.
Der er ikke identificeret en statistik- eller markedsføringsintegration i hjemmesidens applikation. Der træffes ikke automatiske afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for dig som led i den beskrevne behandling. Du kan læse om cookies og lignende teknologier i vores cookiepolitik.
4. Når du skriver til os
Ved en e-mailhenvendelse behandler vi din afsenderadresse, eventuelt navn og de oplysninger, du selv skriver eller vedhæfter. Vi behandler også den nødvendige efterfølgende korrespondance for at forstå og besvare henvendelsen. Oplysningerne kommer som udgangspunkt fra dig.
Almindelige, ikke-kliniske spørgsmål behandles på grundlag af vores legitime interesse i at besvare henvendelser og følge op på det, du spørger om, jf. artikel 6, stk. 1, litra f. Vi begrænser behandlingen til, hvad der er relevant for henvendelsen. Den almindelige kontaktkanal er ikke en bestilling af behandling eller en generel tilladelse til at anvende dine oplysninger til andre formål.
Det er frivilligt at kontakte os. Hvis du ikke giver os de oplysninger, som er nødvendige for at forstå og besvare dit spørgsmål, kan det begrænse vores mulighed for at hjælpe. Du skal ikke sende flere oplysninger end nødvendigt.
Kontaktpostkassen anvender Microsoft 365 / Exchange Online. Hjemmesiden har ikke en aktiv kontaktformular. Kontaktkanalen er til generelle og praktiske spørgsmål, ikke til lægelig vurdering, receptanmodninger eller akut hjælp.
Send ikke CPR-nummer, journaler, helbredsbilleder eller andre følsomme oplysninger i almindelig e-mail. Hvis du alligevel sender helbredsoplysninger, giver det ikke i sig selv samtykke eller andet grundlag for klinisk behandling. Vi begrænser adgangen til de personer, der er nødvendige for at håndtere modtagelsen, og undgår at gentage følsomt indhold i svar eller videresende det unødigt. Vi vurderer snarest, hvilke oplysninger der er nødvendige, om der er et særskilt lovligt grundlag for at beholde dem, og om henvendelsen kræver en anden sikker kanal. Unødvendigt indhold slettes hurtigst muligt efter denne vurdering; nødvendige oplysninger om eksempelvis et retskrav eller en rettighedsanmodning håndteres særskilt. Et grundlag for almindelige personoplysninger efter artikel 6 er ikke i sig selv tilstrækkeligt til behandling af helbredsoplysninger efter artikel 9.
5. Henvendelser om dine rettigheder
Når du beder om eksempelvis indsigt, rettelse eller sletning, behandler vi de oplysninger, der er nødvendige for at identificere anmodningen, vurdere den og besvare dig. Grundlaget er vores retlige forpligtelser efter databeskyttelsesforordningens artikel 12–22, jf. artikel 6, stk. 1, litra c.
Hvis der er rimelig tvivl om identiteten på den person, der fremsætter anmodningen, kan vi bede om yderligere oplysninger, der er nødvendige og proportionale for at bekræfte personens identitet. Du skal ikke på forhånd sende CPR-nummer, legitimation eller følsomme bilag til vores almindelige mailadresse. Hvis yderligere identitetskontrol er nødvendig, aftaler vi en passende sikker fremgangsmåde med dig, før du sender oplysningerne.
6. Leverandører og adgang til oplysninger
Vi bruger Vercel Inc. til hosting, teknisk levering og beskyttelse af hjemmesiden. Vores Pro-abonnement er omfattet af Vercels standardvilkår med den indarbejdede databehandleraftale. Aftalen skelner mellem kundedata, som Vercel behandler på kundens vegne, og tjenestegenererede data og kontaktdata, som Vercel behandler som selvstændig dataansvarlig til egne beskrevne formål. Vercel er derfor ikke databehandler for enhver behandling, der foregår på platformen.
Vi bruger Microsoft 365 / Exchange Online til at modtage, opbevare og sende vores kontaktkorrespondance. Abonnementet er omfattet af Microsoft Customer Agreement med Microsoft Ireland Operations Limited og den indarbejdede databehandleraftale. Microsoft behandler mailindhold som databehandler efter vores instruks for at levere tjenesten. Microsoft er desuden selvstændig dataansvarlig for bestemte begrænsede driftsformål, blandt andet konto- og faktureringsadministration. Det ændrer ikke vores ansvar for indholdet og formålet med vores korrespondance.
Sanity bruges i vores redaktionelle arbejde med hjemmesidens indhold. Det er ikke en postkasse eller patientjournal. I den aktuelle offentlige løsning sendes almindelige besøg og henvendelser til info@nordictelemedicin.dk ikke direkte fra hjemmesiden til Sanity. Redaktionelle brugeroplysninger og eventuelle personoplysninger i indhold er en anden behandling end almindelig browsing.
Adgang hos os er begrænset til personer med en relevant opgave. Vi deler ikke almindelig kontaktkorrespondance til markedsføringsformål. Oplysninger kan udleveres til en kompetent myndighed, hvis en konkret retlig forpligtelse kræver det.
7. Behandlingssteder og overførsler
Vercel Inc. er en amerikansk leverandør, og behandlingen kan ske i USA og andre lande, hvor Vercel og dets underleverandører arbejder. Vores databehandleraftale indeholder EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser fra 2021 som garanti for de overførsler, der er omfattet af bestemmelserne. Den relevante del af bestemmelserne afhænger af, om Vercel modtager oplysninger som databehandler for os eller som selvstændig dataansvarlig. Aftalen begrænser ikke al behandling til EU/EØS.
Microsofts databehandleraftale giver mulighed for behandling i USA og andre lande, hvor Microsoft og dets underdatabehandlere arbejder, inden for aftalens begrænsninger. Overførsler af de omfattede oplysninger ud af EU/EØS er underlagt EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser fra 2021, som Microsoft har gennemført, samt aftalens supplerende garantier. Aftalen beskriver blandt andet overførsel fra Microsoft Ireland Operations Limited til Microsoft Corporation i USA. Microsofts EU Data Boundary omfatter bestemte tjenester og datakategorier, men har dokumenterede undtagelser; den er ikke en garanti for, at enhver behandling, supportadgang eller sikkerhedsoperation foregår inden for EU/EØS.
Du kan læse Vercels databehandlervilkår og Microsofts databeskyttelsesvilkår. Kontakt info@nordictelemedicin.dk, hvis du ønsker nærmere oplysninger om de overførsler, der vedrører dine oplysninger, eller en kopi af de relevante garantier.
8. Hvor længe opbevares oplysningerne?
Almindelig, ikke-klinisk kontaktkorrespondance fjernes fra den aktive kontaktpostkasse senest tre måneder efter, at henvendelsen er afsluttet, og tidligere, når oplysningerne ikke længere er nødvendige. En henvendelse er afsluttet, når den er besvaret, og der ikke længere er et konkret udestående opfølgningsbehov.
En dokumenteret undtagelse kan være nødvendig, hvis bestemte oplysninger skal bevares for at opfylde en konkret retlig forpligtelse eller fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav. Vi afgrænser i så fald undtagelsen til de nødvendige oplysninger, dokumenterer begrundelsen og fastsætter, hvornår behovet vurderes igen. Den er ikke en grund til at gemme al korrespondance på ubestemt tid. Behandling for at opfylde en retlig forpligtelse sker efter artikel 6, stk. 1, litra c; nødvendig varetagelse af retskrav vedrørende almindelige personoplysninger vurderes efter artikel 6, stk. 1, litra f.
Vi gennemgår korrespondancen manuelt. Sletningen omfatter relevante kopier i den aktive postkasse, Sendt post og Slettet post; det er ikke tilstrækkeligt blot at flytte en besked til Slettet post.
Tre-månedersreglen er ikke en generel opbevaringsfrist for kliniske journaler, regnskabsmateriale, tekniske logs eller dokumentation af rettighedsanmodninger. Den gør heller ikke uanmodede helbredsoplysninger til almindelig kontaktkorrespondance.
For tekniske logs afhænger opbevaringen af formålet og oplysningernes karakter: almindelig fejlsøgning, undersøgelse af en konkret sikkerhedshændelse og dokumentation af et retskrav har ikke nødvendigvis samme behov. Vi begrænser vores særskilt bevarede oplysninger til det nødvendige og revurderer dem, når fejlen, hændelsen eller kravet er afsluttet. Vores Vercel-projekt har 30 dages opbevaring af de runtime-logs, som er tilgængelige for os i kontrolpanelet. Der er ikke konfigureret automatisk videresendelse gennem projektets logdræn. De 30 dage er ikke en samlet slettefrist for alle Vercels platform- og sikkerhedsoplysninger. For oplysninger, som Vercel behandler til egne formål, angiver aftalen sletning eller anonymisering, når oplysningerne ikke længere er nødvendige til disse formål; den angiver ikke én fast maksimalfrist for alle sådanne oplysninger.
Dokumentation af en rettighedsanmodning bevares, mens anmodningen behandles, og derefter kun i det omfang, der er nødvendigt for at dokumentere håndteringen eller behandle en konkret klage eller tvist. Behovet og den relevante frist vurderes for den enkelte sag; vi beholder ikke automatisk hele den oprindelige korrespondance.
Der er ikke aktiveret et særskilt onlinearkiv til kontaktpostkassen i Exchange Online. Sletning fra den aktive postkasse og Slettet post betyder ikke nødvendigvis, at alle tekniske kopier straks er fjernet. Exchange Online kan fortsat bevare oplysninger i Gendannelige elementer (Recoverable Items). Eventuelle sikkerhedskopier hos leverandøren er en anden type kopi og må ikke forveksles med disse elementer. En konkret bevaringspolitik eller et retligt bevaringskrav kan også forsinke endelig sletning.
For tekniske restkopier vurderes opbevaringsbehovet særskilt ud fra nødvendig gendannelse efter driftsfejl, beskyttelse af oplysningernes sikkerhed og integritet samt eventuelle konkrete retlige bevaringskrav. Det er ikke en begrundelse for at fortsætte almindelig brug af korrespondancen. Vi begrænser vores adgang til og brug af restkopier til det nødvendige for disse formål. Tre-månedersreglen for den aktive postkasse er derfor ikke en fælles teknisk slettefrist eller en garanti for, at alle restkopier automatisk er væk efter tre måneder.
Ved nødvendig gendannelse genanvender vi tidligere slettebeslutninger på gendannede oplysninger, medmindre en konkret og dokumenteret bevaringsgrund fortsat gælder. Oplysninger, som bevares på grund af en sådan undtagelse, vurderes igen, når kravet eller det konkrete behov ophører.
9. Dine rettigheder
Du har ret til at få oplyst, om vi behandler personoplysninger om dig, og til at få indsigt i oplysningerne. Du kan bede om at få urigtige oplysninger rettet. Når betingelserne i reglerne er opfyldt, kan du også have ret til sletning eller begrænsning af behandlingen.
Du kan gøre indsigelse mod behandling, der bygger på vores legitime interesser, af grunde, der vedrører din særlige situation. Vi vurderer da, om behandlingen skal ophøre.
Retten til dataportabilitet gælder kun, når de særlige betingelser er opfyldt, herunder at behandlingen sker automatisk og bygger på samtykke eller aftale. Den gælder derfor ikke automatisk for den behandling på grundlag af legitime interesser eller retlige forpligtelser, som er beskrevet her.
Skriv til Nordic Telemedicin ApS på info@nordictelemedicin.dk, hvis du vil gøre en rettighed gældende.
Vi besvarer din anmodning uden unødig forsinkelse og normalt senest en måned efter modtagelsen. Hvis reglerne giver mulighed for en nødvendig forlængelse på op til yderligere to måneder, giver vi dig inden den første måned besked om forlængelsen og begrundelsen.
En anmodning om sletning betyder ikke, at alle oplysninger altid kan slettes straks. Vi vurderer anmodningen og de forpligtelser, der gælder for oplysningerne. Hvis vi ikke imødekommer en anmodning, får du en begrundelse og information om dine klagemuligheder.
10. Klage og ændringer
Du kan klage over behandlingen af dine personoplysninger til Datatilsynet. Du behøver ikke først at kontakte os, men du er velkommen til at skrive, hvis du ønsker vores hjælp til at afklare et spørgsmål.
Vi opdaterer politikken, når den beskrevne behandling ændres. Eventuel senere åbning af patientlogin, booking, betaling eller kliniske tjenester kræver særskilt information om den behandling, der da finder sted.